Les élections des représentants de parents d’élèves sont passées, le nouveau Conseil d’école est désormais constitué pour l’année, il s’agit à présent d’organiser la première réunion de ses membres qui aura lieu dans la première quinzaine du mois de novembre.

• Se remettre au clair sur les points règlementaires et les demandes institutionnelles à inscrire obligatoirement à l’ordre du jour de ce 1er Conseil d’école,

• Organisez un échange avec la collectivité, en amont du Conseil, pour proposer l’ordre du jour et transmettez les éventuelles demandes de travaux, de réparations, de matériel, etc. : celles-ci n’ont pas besoin d’être listées au Conseil d’école sauf si on souhaite, pour une quelconque raison, qu’elles soient inscrites au Procès verbal.
• Demandez aux parents élus de vous fournir leurs questions et suggestions,  au moins 15 jours avant le conseil d’école (quand c’est possible). Cela vous laissera une marge pour éventuellement ajouter un ou deux points à votre ordre du jour (si les éléments transmis par les parents n’ont pas leur place au Conseil d’école, ils doivent être écartés MAIS il est nécessaire de les traiter dans un autre cadre : rendez-vous, médiation d’autres parents, etc…)
• Evitez de mettre à l’ordre du jour une rubrique « questions diverses », « questions des parents »,… Elle témoigne d’une volonté d’être ouvert aux discussions mais elle est très souvent à l’origine de débats qui dérapent suite à des questions inattendues et parfois inappropriées. Vous êtes garant de la bonne tenue du Conseil. L’ordre du jour doit être suffisamment complet pour pouvoir y rattacher la plupart des questions des parents. Elle pourrait également laisser penser que les interventions des parents sont « cantonnées » à cette rubrique alors qu’elles ont leur place sur tous les sujets à l’ordre du jour.
• Envoyez les invitations aux différents participants, avec l’ordre du jour,  au moins 8 jours avant le conseil (délai règlementaire). Des documents utiles aux débats peuvent être joints à ces invitations (par exemple, le règlement de l’école pour le 1er Conseil)
• Préparez une trame avec les informations essentielles à ne pas oublier, vous n’aurez plus qu’à ajouter les éléments apportés par les autres membres et les points essentiels des débats.
• Impliquez vos collègues dans la conduite du Conseil : le directeur préside, cela ne veut pas dire qu’il est seul maître à bord. Tous les enseignants peuvent prendre en charge un ou plusieurs points de l’ordre du jour. Répartissez-vous les rôles en amont, en plus de vous permettre de souffler un peu, cela donnera aux membres du conseil l’image d’une école dynamique où tout le monde prend sa place.
• Prévoyez un temps convivial à l’issue du Conseil d’école, cela permet de revenir de façon plus informelle sur certains points qui ont été discutés pendant la réunion et de renforcer le lien entre les participants. Vous pourrez éventuellement proposer que les parents et les élus préparent les prochains temps conviviaux…

• Accueillez chaque membre personnellement, remerciez tout le monde de sa présence et de son implication dans la vie de l’école.
• Donnez des « règles » de prise de parole pour garantir l’écoute et l’équité entre les différents participants.
• Désignez au minimum un secrétaire de séance qui prendra des notes, notamment les interventions des différents membres, et signera avec vous le procès verbal.
• N’hésitez pas à « perdre » un peu de temps lors du 1er Conseil pour en expliquer le rôle et le fonctionnement (notamment le respect de l’ordre du jour, le fait de ne pas discuter de situations individuelles,…)
• Parlez calmement et distinctement, menez les débats, distribuez la parole, pensez à solliciter ceux qui ne s’expriment pas spontanément, n’hésitez pas à recadrer, voire à arrêter la discussion si elle part dans des chemins délicats ou si le thème dévie.
• Cherchez l’équilibre entre une atmosphère détendue (l’humour n’est pas interdit…) et le respect du cadre institutionnel.
• Soyez attentif à ne pas dépasser les deux heures de réunion dévolues au Conseil d’école.

A l’issue  du conseil d’école, vous devrez rédiger un procès-verbal qui sera signé par vous et contresigné par le secrétaire de séance. Ce procès-verbal sera consigné à l’école. Il sera transmis à l’IEN de circonscription ainsi qu’à tous les membres du Conseil. Il sera également communiqué à l’ensemble des parents d’élèves,  a minima par affichage dans un lieu accessible à l’intérieur de l’enceinte de l’école.

A noter : les représentants de parents d’élèves ont la possibilité de diffuser, de leur côté, un compte-rendu de la réunion du Conseil d’école.

Pour vous aider :

• une fiche explicative : Compte rendu, procès-verbal,  quelle différence ?
• un exemple de trame de procès verbal

Point d’attention préalable :

“Le conseil d’école se réunit […] obligatoirement dans le mois suivant la proclamation des résultats des élections, sur un ordre du jour adressé au moins huit jours avant la date des réunions aux membres du conseil.” (Article D411-1 du Code de l’éducation)

Les congés d’automne débutant 7 jours après la date du scrutin du 10 octobre, il est réglementairement impossible de réunir son 1er Conseil d’école avant ces congés. Pour adresser les ordres du jour aux nouveaux membres du Conseil en respectant le délai de 8 jours, il faut obligatoirement attendre la reprise du 3 novembre.

Suivant si vous avez proclamé vos résultats vendredi 10 octobre ou lundi 13 octobre, vous aurez jusqu’au 10 ou au 13 novembre : infographie explicative

• un diaporama de synthèse sur le Conseil d’école
• un exemple d’ordre du jour avec les points incontournables,
• un diaporama de présentation pour les parents élus,
• un document explicatif à destination des membres du Conseil d’école
• un exemple de mots à destination des parents élus et à l’ensemble des parents pour faciliter le lien

Conclure l’année en cours et se projeter sur la suivante, c’est la double mission du Conseil d’école du 3ème trimestre.

Le 1er Conseil de l’année à venir n’aura lieu qu’en novembre, certains éléments sont donc à anticiper…

• trouver la « bonne date » (si ce n’est pas déjà fait) : pas trop tôt pour pouvoir faire le bilan de l’année, mais pas trop tard pour avoir le temps de rédiger et diffuser le procès verbal,
• se remettre au clair sur les points règlementaires et les demandes institutionnelles à inscrire à l’ordre du jour,

• inscrire à l’ordre du jour les points qui faciliteront les premières instances de l’année

• terminer par un moment convivial pour remercier les personnes qui se sont investies cette année dans la vie de l’école !

Circulaire relative à l’évaluation des Directeurs parue au BO n°15 du 11 avril 2024.

Pour rappel, la circulaire du 13 juin 2023 a modifié la règlementation concernant les sorties et voyages scolaires.

Vous trouverez ici :

• un memento et une carte mentale récapitulatifs
• le guide complet paru sur Eduscol

L’article 5.6 a également été intégré, sur ce sujet, au nouveau Règlement départemental type des écoles de Saône-et-Loire en vigueur depuis le 16 novembre 2023.

Pour accéder à tous les documents, formulaires à remplir,… : site EPS71 

Pour rappel, les motifs d’absence des élèves réputés légitimes sont mentionnés dans le Règlement départemental-type :

• maladie de l’enfant,
• maladie transmissible ou contagieuse d’un membre de
  la famille,
• réunion solennelle de famille, empêchement résultant de la difficulté accidentelle des communications,
• absence temporaire des personnes responsables
  lorsque les enfants les suivent

Les autres motifs sont appréciés par la directrice académique des services de l’éducation nationale : nouveau formulaire à utiliser par les parents pour une demande d’autorisation d’absence exceptionnelle d’un élève, à adresser à la DSDEN au moins 1 mois avant l’absence.

Les demandes de validation pour l’organisation du temps scolaire sont à renouveler cette année pour toutes les écoles.

Ces demandes doivent s’effectuer tous les 3 ans, même lorsqu’aucun changement n’est prévu dans les horaires et la répartition des jours de classe sur la semaine.

Référence : article D521-12 du Code de l’éducation, modifié par décret du 27 juin 2017

Documentation : Eduscol OTS

Concrètement, quelle est la marche à suivre pour les Directeurs ?

1 – Après concertation en Conseil des maîtres, le directeur remplit un formulaire pour faire une proposition.

Parallèlement, la collectivité, qui a également reçu un courrier de Madame la DASEN pour l’informer, délibère en Conseil municipal (ou syndical dans le cas des RPI).

2 – Le sujet est mis à l’ordre du jour du 2ème Conseil d’école qui doit donner un avis sur les propositions faites.

3 – Le Directeur envoie par courrier postal, avant le 31 mars 2024, le formulaire complété, daté et signé, accompagné du procès-verbal du Conseil d’école qui a émis un avis : DSDEN de Saône-et-Loire – Service des Rythmes scolaires – 24 bd Henri Dunant – 71000 MÂCON

NB : Si le 2ème Conseil d’école ne peut être programmé avant  le 31 mars, il faudra réunir un Conseil d’école extraordinaire avec ce point à l’ordre du jour.

Les propositions du Conseil d’école et de la collectivité seront ensuite comparées et soumises à l’avis de l’IEN de la circonscription. En cas de divergence, Madame la DASEN mettra en place une concertation puis arrêtera l’organisation à retenir.

Les conseils de maîtres, de cycle, les réunions d’équipe éducative, d’équipe de suivi, … font l’objet d’un compte rendu.

Le Conseil d’école fait l’objet d’un procès-verbal.

Référence : Code de l’Education – Article D411-4

« A l’issue de chaque séance du conseil d’école, un procès-verbal de la réunion est dressé par son président, signé par celui-ci puis contresigné par le secrétaire de séance et consigné dans un registre spécial conservé à l’école. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à l’inspecteur de l’éducation nationale chargé de la circonscription d’enseignement du premier degré et au maire par voie électronique ou, en cas d’impossibilité technique, par tout autre moyen. Un exemplaire du procès-verbal est affiché en un lieu accessible aux parents d’élèves. »

Procès-verbaux et comptes rendus peuvent prendre des formes similaires MAIS ils n’ont pas la même fonction et n’obéissent donc pas aux mêmes règles.

Compte rendu

Un compte rendu, parce qu’il a valeur de témoignage, doit être la retranscription la plus fidèle possible de ce qui s’est dit. Il relate des faits passés ou retranscrit les échanges verbaux qui se sont tenus entre les participants d’une réunion. Il n’existe pas de définition claire de la forme que doit prendre ce document. Un compte rendu s’apparente simplement à une reformulation sur un ton neutre et informatif de propos exprimés.

Son style n’engage son rédacteur que sur la forme. Celle-ci pourra être l’objet d’une rédaction plus ou moins soutenue selon que le compte rendu a vocation à être publié et largement diffusé ou seulement archivé. Il s’agit en outre d’un document informel qui, contrairement à un procès-verbal, n’a pas à être approuvé. Il est donc dénué de toute valeur juridique et sa production devant la justice sera nulle.

Procès-verbal

Un procès-verbal est un acte signé, qui aura force probante devant une juridiction civile.

Comme le compte rendu, un procès-verbal doit être une retranscription d’échanges verbaux qui se sont tenus lors d’une réunion. Il acte en outre des décisions qui ont été prises et il est soumis à l’approbation de ceux qui ont participé à cette réunion.

La rédaction d’un procès-verbal obéit à un formalisme précis :

*il doit mentionner le lieu, la date et les horaires de début et de fin de la réunion.

*il mentionne les différents sujets abordés (l’ordre du jour), la liste des participants ainsi que celle des invités.

*il recense, le cas échéant, le résultat des votes qui ont été organisés en séance.

*il est rédigé au présent de l’indicatif, sauf lorsqu’il énonce des faits passés ou des événements futurs.

Le style rédactionnel d’un procès-verbal doit être factuel et neutre. Ce document visant à retranscrire des débats sera rédigé sous forme de dialogues. Il n’a donc pas vocation à utiliser des formules littéraires. Il sera même souvent proche du langage parlé. Il importe avant tout qu’il retranscrive de la manière la plus fidèle possible la chose dite.

A vos plumes…